コラム
- 【公式】東京の格安電話代行・秘書代行サービス会社|タスク
- コラム一覧
- お客様をイライラさせない電話対応を!
お客様をイライラさせない電話対応を!
ビジネスの電話では、スピーディーかつ相手を思いやった対応を心がけることが必要です。
特にお客様からの電話を直接対応するような場合、相手がどう感じているかを意識することが大切です。
自分が顧客としての立場で、企業に問い合わせやクレームがあって電話して、対応にイライラしたことはありませんか?
そんなことがあるとその企業の印象は確実に悪くなるし、商品やサービスも利用したくなくなりますよね。
そんなことにならないために、電話をかけるお客様がイライラする対応にはどのようなものがあるのかを知って、そうした対応にならないよう対策しましょう。
イライラする電話対応① 自動音声ガイダンス
案件や用件を自動の音声ガイダンスに従って入力させることで、目的の担当者につながるというシステムを導入している企業がありますが、この音声ガイダンスシステムにイライラさせられるという声は多いものです。
たしかに電話をかける立場からすると、音声ガイダンスは融通が利きづらく、無駄に時間や手間を掛けさせられている気がするものです。
入力を間違えたり、上手く認識されなかった場合に最初からやり直しになるのもイライラするところ。
お客様からの電話を最初に対応する時点からオペレーターが受けるのが理想ですが、音声ガイダンスを導入する場合は、音声を途中でスキップする方法を設けたり、何番を入力するとどこにつながるかの一覧をホームページに掲載するなどして、お客様のイライラをできるだけ軽減するようにしましょう。
イライラする電話対応② たらい回し
自動ガイダンスではなくオペレーターが受けたとしても、転送先が用件に対して適切でなく、次々に転送される「たらい回し」になってしまっては、やはり電話してきたお客様をイライラさせてしまうことになります。
電話のたらい回しに合ったお客様は、「最初に受けた人がちゃんと自分の用件を聞いてくれなかった」と感じます。
無責任な印象や、社内の連携が取れていない印象などにもつながるはずです。
たらい回しを防ぐ方法については、下記の記事に詳しく書きましたので参考にしてみてください。
電話のたらい回しを避ける方法
イライラする電話対応③ 慇懃無礼な言葉づかい
電話対応には丁寧な言葉と正しい敬語を使うべきですが、丁寧にしようとするあまり、必要以上に「ありがとうございます」「申し訳ございません」を何度も繰り返すのは考えものです。
本当にお礼を言うべき時や、誤るべき時にこうした言葉を使うのは大切ですが、お客様が何かを言うたびに、言葉の前に反射的に「ありがとうございます」「申し訳ございません」とつけるような対応は、かえって「ちゃんと話を聞いているのかな?」という印象につながったり、ばかにされているようでイライラさせてしまったりするものです。
ビジネス電話はシンプルかつ迅速な対応が基本。お礼の言葉や謝罪の言葉は、使うべき時に心をこめて使うようにしましょう。
-
電話代行サービスの内容は「電話の転送」だけじゃない
会社にかかってくる電話の応対を請け負ってくれるサービスに「電話代行」というものがあります。主なサービス内容は「電話の転送」ですが、ほかにもいろいろなサービスがあるのをご存知でしょうか。…
-
電話秘書・電話代行会社の徹底比較と5つの選び方をまとめてみた。
電話電話代行会社に依頼するときの理由は、上記に書いたような悩みからが多いでしょう。でも実際にいざ電話代行会社にお願いしようとしても、どうやって選んでいいのかわからない。有益な口コミサ…
-
これで大丈夫! 電話秘書サービスで会社にバレずに副業ビジネスを
今やサラリーマンでも形態を選べば副業ができる時代です。自分の得意な分野でお金を稼ぎ収入の足しにしたり、副業の事業拡大の元手にしたりと可能性も広がります。しかし気になるのは会社にバレな…
-
どこまで働けばお得? 女性が気になる、配偶者控除のライン
お子さんが成長するにつれて育児に手がかからなくなり、それにともなって「また社会に出て働きたい」と考える女性の皆様も多いかと思います。そのとき皆さん気になるのは、『配偶者控除』や『扶養…
-
トラブルを避けろ こっそりできる副業ビジネス
正社員になればほぼ見ることになる就労規則。その中に「副業を禁ず」と書かれている場合があります。多くの企業が社員の副業禁止を規定しています。これは副業により会社の業務への支障を防ぐため…
-
個人事業主の税金支払い方法
会社員経験を経て、これから個人事業主としての活躍を考えている皆様にとって、税金はある意味最初の難関なのではないでしょうか。今まで会社がやっていてくれたことを、今度はご自分でしないとい…
-
会社員は副業可能?就業規則をよくチェックしよう
景気は上向きになりつつあるといわれていますが、それを実感できている方は一部だけともいわれています。そこでどうにかして収入を増やそうと副業をする会社員が増えているのですが「会社員が副…
-
「バーチャルオフィス」の賢い使い方、メリット/デメリットも紹介!
起業を考える方にとって「バーチャルオフィス」は気になるサービスの1つではないでしょうか。しかしこのバーチャルオフィスにはメリットもデメリットもあるため、その両方を知っておくことが大事…
-
意外と簡単?主婦が起業する際に知っておきたい5つのポイント
結婚、出産を機に社会と隔絶されたように感じる、昔はOLとしてバリバリ働いていたのに…。そんな悩みをかかえている主婦の方も多いと思います。そんなときは起業を考えてみるのはいかがでしょ…
-
ちゃんと知っていますか? 確定申告のこと
個人事業主になって事業が軌道に乗ってくると避けて通れないのが確定申告です。確定申告は毎年2月16日~3月15日の期間に前年1月1日~12月31日までの1年間の「売上」や「経費」などを計算して…
-
秘書代行のメリットとデメリット
会社の運営に電話対応は欠かせませんが、電話対応のためにスタッフを雇うとなると人件費がかかる上に、 少人数で運営している場合などは電話対応のために作業がストップしてしまうことがありま…
-
起業時のオフィス選びのポイントは?
初めて起業する時、業務の拠点をどこに、どんな形で構えるかというのは重要な問題ですね。オフィスのあり方は、業務の効率や集客に関わるだけでなく、企業のイメージや信頼にも影響します。…
-
「丁寧」かつ「きっぱりと」が基本!セールス電話の対応方法
会社での電話応対にある程度慣れている人でも、対応に困ってしまうことが多いのがセールスや勧誘の電話です。プライベートでのセールス電話ならすぐに切るのもありかもしれませんが、業務で…
-
お客様をイライラさせない電話対応を!
ビジネスの電話では、スピーディーかつ相手を思いやった対応を心がけることが必要です。特にお客様からの電話を直接対応するような場合、相手がどう感じているかを意識することが大切です。…
-
電話応対の基本! 正しい敬語を使おう
電話応対をする際に気を付けたいのが敬語の使い方です。電話に限らずビジネスの場面では、正しい敬語を使うのが基本ですが、特にとっさの対応が必要となる電話応対の場面ではうっかり誤っ…
-
電話のたらい回しを避ける方法
企業に電話して用件を言おうとしたら、「担当部署におつなぎしますので少々お待ちください」と転送に。転送先につながったと思えば、「その件でしたら、こちらではわかりかねますので、お取…
-
プロに学ぶ「電話クレーム対応」4つのポイント
どんな仕事でも、電話対応が全くないというケースは稀だと思います。通常のやり取りでは、常識的なコミュニケーション力さえあれば、役割は十分果たせるでしょう。…
-
デキる秘書に学ぶ!好印象な電話対応
電話対応は、社会人として必ず身につけておきたい基本スキル。いただいた電話にスムーズで気持ちの良い対応ができれば、お客様や取引先の好印象につながります。そんな「好印象を与える電話…
-
これでバッチリ!スマートな電話応対は準備が肝心
電話で、自社の住所やファックス番号、支社や支店の電話番号などをご案内する機会は意外と多いものです。これらも、ベテラン社員になればスラスラと出てくるものですが、 新人のうちは頭に…
-
電話代行サービスをご存知ですか
電話代行サービスにどのようなイメージを持っているでしょうか。利用したことのない方は、まったく必要ないと思っているかもしれません。もしくはご自分の仕事には縁がないことと思われるこ…